Introducción a la Gestión de Proyectos – II

Como continuación del post anterior y para complementar las nociones básicas necesarias para fundamentar el pensamiento gestor, voy a tratar dos temas importantes: La PMO y los tipos de Estructuras de la Organización.

1.- La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

La PMO es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. (PMBOK).PMO
La oficina de Dirección de proyectos la podemos entender como una estructura que se encarga de reunir todo el conocimiento de los proyectos de la organización, cuyo principal beneficio es compartir recursos e información. Aquí además podemos encontrar diferentes roles de acuerdo a cada organización: Project Managers, Program Managers, Portfolio Managers, Analista de Proyectos, Analista de Calidad del Proyecto etc… Además de esto una PMO puede ser una oficina física situada en una empresa o puede ser una oficina virtual que comprenda recursos de oficinas de diferentes partes del mundo.
Actualmente hay empresas cuyo giro de negocio se centra en implementar Oficinas de Dirección de Proyectos a demanda de cualquier empresa que lo necesite con el fin de obtener beneficios, minimizando costos y riesgos.
Tipos de PMO’s
Directiva: Estas oficinas ejercen control total ,son los únicos capaces de tomar decisiones que afecten al proyecto, tienen control de los recursos y del presupuesto.
De control: Estas oficinas brindan soporte a los proyectos y exigen cumplimiento de los estándares acordados por la PMO.
De apoyo: Estas oficinas únicamente se desempeñan como un ente consultivo que además se encarga de suministrar plantillas, capacitación y sobre todo lecciones aprendidas. Esta PMO sirve como un repositorio de información, no tiene autoridad para tomar decisiones estratégicas ni controla los recursos o presupuesto del proyecto.

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Introducción a la Gestión de Proyectos – I

¿Dónde empieza el pensamiento gestor?

Back to the basics

Las definiciones que brindo a continuación no vienen en forma de preguntas exactas en el examen, sin embargo el entendimiento de estos conceptos te permitirá desarrollar el criterio PMBOK. Diferenciar correctamente entre lo que es un proyecto y lo que son las actividades operacionales te puede salvar en alguna pregunta debido al contexto en que te sitúa la misma.

En mi experiencia en el examen sí me tocaron preguntas para definir lo que es un proyecto, un programa y un portafolio, sobre todo orientadas a los roles de: Director de Proyecto, Director del Programa y Director de Portafolio.

I.- Definición de un proyecto:

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (PMBOK)

 

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Un proyecto tiene un principio y un fin establecidos -no necesariamente de corta duración- y esta temporalidad no se asocia a la duración del producto o del servicio, solamente a la del proyecto.

Un director de Proyecto dirige los esfuerzos para desarrollar el alcance específico del proyecto al que ha sido asignado, con el fin de cumplir con los objetivos del programa o portafolio al que pertenece, y en caso ser único con los objetivos de la Organización.

II.- Proyectos vs Operaciones

Las operaciones son aquellas que se realizan de forma constante para soportar al negocio y/o a los sistemas de la organización.  Las operaciones pueden ser confundidas con el trabajo del proyecto, sin embargo este último culmina cuando finaliza el proyecto. Comprender estas definiciones es muy importante ya que puedes confundirte e intentar dirigir un trabajo de soporte u operaciones como un proyecto.

Es importante entender que ambos conceptos están estrechamente relacionados, ya que cuando finaliza un proyecto el resultado -producto o servicio- se entrega al área de operaciones.

Mientras que el producto completo de un proyecto podría generar un cambio en las operaciones, la necesidad de cambiar o mejorar el trabajo operativo podría dar lugar a la iniciación de un proyecto.(Rita Mulcahy).

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TIP’s para certificarse como PMP – Parte II

Saludos Gestores,

Gracias por seguirme en el blog y por sus comentarios a mi primera entrada “oficial” sobre lo que recomiendo realizar para una correcta preparación ante el examen. En esta nueva entrada voy a darles a conocer los tips que se deben seguir para enfrentar el examen PMP.

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El examen PMP consta de 200 preguntas que se deben realizar en 4 horas continuas, esto quiere decir que no hay ningún descanso. Al ingresar al local les pedirán que se quiten pulseras, aretes, collares, etc… ya que pasarán por los detectores de metal, adicionalmente les pedirán que se levanten las mangas de los brazos y del pantalón (yo no lo sabía y me puse medias multicolor debajo de mi traje negro impecable), y deben mostrar a las cámaras el interior de sus bolsillos, estás cámaras están siendo monitoreadas por personal desde Estados Unidos para validar que los aspirantes al PMP no ingresen con ninguna copia, y yo les aconsejo no intentar nada. Al ingresar deben firmar un documento, colocar la hora en la que ingresan y por fin pasarán al cuarto de computadoras. Si ustedes necesitan ir al baño deberán indicarle al personal encargado de cuidar el examen que desean salir, deberán firmar en el papel a qué hora han salido y a qué hora ingresan nuevamente, y volver a mostrar las mangas y el interior de sus bolsillos. Yo les aconsejo salir por lo menos una vez al baño, lavarse la cara y tomar agua.

Durante el examen:

  • Es aconsejable aprenderse las fórmulas de memoria y una vez que entres al examen copiarlas todas en el papel que te proporcionan para realizar los ejercicios (Estos papeles se devuelven al salir). De esta manera puedes iniciar el examen y olvidarte de las fórmulas, cuando las necesites ya las tendrás a la mano en dichas hojas.
  • El tema más importante del examen y del que vienen varias preguntas es el Valor Ganado (Gestión de los Costos) el cual posee muchas fórmulas que debes aprenderte y saber aplicar según la circunstancia de la pregunta. Posteriormente le dedicare una entrada a este tema para comentarles como son los ejercicios.

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