Introducción a la Gestión de Proyectos – II

Como continuación del post anterior y para complementar las nociones básicas necesarias para fundamentar el pensamiento gestor, voy a tratar dos temas importantes: La PMO y los tipos de Estructuras de la Organización.

1.- La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

La PMO es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. (PMBOK).PMO
La oficina de Dirección de proyectos la podemos entender como una estructura que se encarga de reunir todo el conocimiento de los proyectos de la organización, cuyo principal beneficio es compartir recursos e información. Aquí además podemos encontrar diferentes roles de acuerdo a cada organización: Project Managers, Program Managers, Portfolio Managers, Analista de Proyectos, Analista de Calidad del Proyecto etc… Además de esto una PMO puede ser una oficina física situada en una empresa o puede ser una oficina virtual que comprenda recursos de oficinas de diferentes partes del mundo.
Actualmente hay empresas cuyo giro de negocio se centra en implementar Oficinas de Dirección de Proyectos a demanda de cualquier empresa que lo necesite con el fin de obtener beneficios, minimizando costos y riesgos.
Tipos de PMO’s
Directiva: Estas oficinas ejercen control total ,son los únicos capaces de tomar decisiones que afecten al proyecto, tienen control de los recursos y del presupuesto.
De control: Estas oficinas brindan soporte a los proyectos y exigen cumplimiento de los estándares acordados por la PMO.
De apoyo: Estas oficinas únicamente se desempeñan como un ente consultivo que además se encarga de suministrar plantillas, capacitación y sobre todo lecciones aprendidas. Esta PMO sirve como un repositorio de información, no tiene autoridad para tomar decisiones estratégicas ni controla los recursos o presupuesto del proyecto.

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Introducción a la Gestión de Proyectos – I

¿Dónde empieza el pensamiento gestor?

Back to the basics

Las definiciones que brindo a continuación no vienen en forma de preguntas exactas en el examen, sin embargo el entendimiento de estos conceptos te permitirá desarrollar el criterio PMBOK. Diferenciar correctamente entre lo que es un proyecto y lo que son las actividades operacionales te puede salvar en alguna pregunta debido al contexto en que te sitúa la misma.

En mi experiencia en el examen sí me tocaron preguntas para definir lo que es un proyecto, un programa y un portafolio, sobre todo orientadas a los roles de: Director de Proyecto, Director del Programa y Director de Portafolio.

I.- Definición de un proyecto:

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (PMBOK)

 

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Un proyecto tiene un principio y un fin establecidos -no necesariamente de corta duración- y esta temporalidad no se asocia a la duración del producto o del servicio, solamente a la del proyecto.

Un director de Proyecto dirige los esfuerzos para desarrollar el alcance específico del proyecto al que ha sido asignado, con el fin de cumplir con los objetivos del programa o portafolio al que pertenece, y en caso ser único con los objetivos de la Organización.

II.- Proyectos vs Operaciones

Las operaciones son aquellas que se realizan de forma constante para soportar al negocio y/o a los sistemas de la organización.  Las operaciones pueden ser confundidas con el trabajo del proyecto, sin embargo este último culmina cuando finaliza el proyecto. Comprender estas definiciones es muy importante ya que puedes confundirte e intentar dirigir un trabajo de soporte u operaciones como un proyecto.

Es importante entender que ambos conceptos están estrechamente relacionados, ya que cuando finaliza un proyecto el resultado -producto o servicio- se entrega al área de operaciones.

Mientras que el producto completo de un proyecto podría generar un cambio en las operaciones, la necesidad de cambiar o mejorar el trabajo operativo podría dar lugar a la iniciación de un proyecto.(Rita Mulcahy).

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TIP’s para certificarse como PMP – Parte II

Saludos Gestores,

Gracias por seguirme en el blog y por sus comentarios a mi primera entrada “oficial” sobre lo que recomiendo realizar para una correcta preparación ante el examen. En esta nueva entrada voy a darles a conocer los tips que se deben seguir para enfrentar el examen PMP.

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El examen PMP consta de 200 preguntas que se deben realizar en 4 horas continuas, esto quiere decir que no hay ningún descanso. Al ingresar al local les pedirán que se quiten pulseras, aretes, collares, etc… ya que pasarán por los detectores de metal, adicionalmente les pedirán que se levanten las mangas de los brazos y del pantalón (yo no lo sabía y me puse medias multicolor debajo de mi traje negro impecable), y deben mostrar a las cámaras el interior de sus bolsillos, estás cámaras están siendo monitoreadas por personal desde Estados Unidos para validar que los aspirantes al PMP no ingresen con ninguna copia, y yo les aconsejo no intentar nada. Al ingresar deben firmar un documento, colocar la hora en la que ingresan y por fin pasarán al cuarto de computadoras. Si ustedes necesitan ir al baño deberán indicarle al personal encargado de cuidar el examen que desean salir, deberán firmar en el papel a qué hora han salido y a qué hora ingresan nuevamente, y volver a mostrar las mangas y el interior de sus bolsillos. Yo les aconsejo salir por lo menos una vez al baño, lavarse la cara y tomar agua.

Durante el examen:

  • Es aconsejable aprenderse las fórmulas de memoria y una vez que entres al examen copiarlas todas en el papel que te proporcionan para realizar los ejercicios (Estos papeles se devuelven al salir). De esta manera puedes iniciar el examen y olvidarte de las fórmulas, cuando las necesites ya las tendrás a la mano en dichas hojas.
  • El tema más importante del examen y del que vienen varias preguntas es el Valor Ganado (Gestión de los Costos) el cual posee muchas fórmulas que debes aprenderte y saber aplicar según la circunstancia de la pregunta. Posteriormente le dedicare una entrada a este tema para comentarles como son los ejercicios.

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Cambios en el examen PMP

La quinta edición del PMBOK publicada en el año 2013 consta de 5 dominios los cuales son:

  • IniciaciónLa Guia del PMBOK 5 en Español
  • Planificación
  • Ejecución
  • Monitoreo y Control
  • Cierre

El examen de certificación además de basarse en el PMBOK maneja también una base de datos de preguntas, las cuales han sido publicadas y usadas por instituciones y personas para practicar y prepararse para rendir el examen.

El 11 de Enero de este año (2016) se dieron una serie de cambios en el examen que no están asociados con un cambio de edición del PMBOK sino con una actualización en la orientación de las preguntas del examen. Es decir un update del RDS “Role Delineation Study” el cual provee una nueva descripción del rol del Project Manager Professional (PMP). Esta actualización se ha dado a través de encuestas a PMP´s alrededor de todo el mundo y de diversas industrias, esto permite asegurar que el rol del PMP se consolide y se actualice de acuerdo a las necesidades cambiantes del mundo.

¿De qué manera ha cambiado el examen?

Los cinco dominios se mantienen, sin embargo las tareas que incluían estos dominios han aumentado para algunos de ellos. El porcentaje de preguntas que vienen en el examen por dominio ahora es el siguiente:

Dominio Porcentaje en el Examen
Iniciación 13%
Planificación 24%
Ejecución 31%
Monitoreo y Control 25%
Cierre 7%
TOTAL 100%

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TIP´s para certificarse en PMP

Saludos Gestores,

Me han preguntado mucho sobre qué consejos doy para aprobar el examen de certificación del PMP, por lo que decidí publicar una serie de entradas de ayuda para todos aquellos que se están preparando o piensan rendir el examen, en esta primera entrada les daré algunos alcances que me sirvieron mucho para aprobar, algunos de estos tips los descubrí por mí misma y otros los recogí de personas muy valiosas que me ayudaron en este camino.

Para rendir el examen el PMI pide que acredites que has llevado cursos de gestión de proyectos, no es obligatorio llevar un taller de preparación para rendir el examen. En mi caso yo lleve un curso “básico” de Gestión de proyectos basado en el PMBOK en su edición actual (Lo llevé en Dharma Consulting), también seguí un curso de Gerencia de Proyectos de TI (Llevé un PEE de ESAN) y por último el taller de Preparación para rendir el examen en PMCertifica (Este taller lo empecé mes y medio antes de la fecha de mi examen).

Si bien es cierto no considero la obligatoriedad de llevar el taller, yo lo recomiendo ya que para mí fue de gran ayuda porque genera una presión extra para estudiar (Son necesarias 15 horas semanales) y te motiva a esforzarte por obtener buenas notas en los exámenes modelo que toman cada clase durante el taller. Por todo lo mencionado a mí me sirvió un montón para presionarme a mí misma. Si ustedes tienen una voluntad de hierro y podrían respetar una rutina metódica de estudio diario, pueden prescindir de llevarlo.

Antes del Examen:

  1. Obviamente estudiar el PMBOK en su última versión, se recomienda leerlo tres veces. Una vez antes de tomar el curso inicial, al culminar el curso una segunda lectura más rápida para fortalecer puntos débiles y por tercera vez durante el taller o antes del examen para asegurar que recuerden los conceptos básicos.
  2. Recomiendan también leer un segundo libro de ayuda, yo opté por leer el libro de Rita Mulcahy el cual me ayudo un montón. Rita ha realizado un gran trabajo para aterrizar los conocimientos complejos del PMBOK con ejemplos de la realidad y explicaciones más simples de los conceptos presentados en el mismo. Otro libro de ayuda es el libro de Pablo Lledó “Director de Proyectos, cómo aprobar el examen PMP sin morir en el intento”.

Mi recomendación es que lean sólo uno de los dos ya que de por sí es demasiada información la que tienen que procesar y comprender, y además pueden haber pequeñas diferencias entre estos dos libros en cuanto a la comprensión de conceptos del PMBOK, lo cual los puede confundir.

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