Todas las metodologías describen a su manera lo que el cliente/ usuario quiere (Que no es lo mismo que lo que necesita) los requerimientos del cliente son descritos en el PMBOK como los requerimientos del cliente, en LEAN IT es la Voz del cliente y en SCRUM forman la visión del proyecto; todos estos son el combustible del proyecto o el punto inicial de donde parte todo: la necesidad que da inicio a una idea y de esta nace un proyecto:
El PMBOK indica que la gestión del alcance es el proceso que se encarga de que el proyecto contenga todos los requerimientos solicitados por el usuario y nada más que lo requerido, por lo que en esta gestión el Project manager se encarga de definir qué es lo que quiere el cliente y como lograr el éxito del proyecto al no dar menos de lo solicitado ni permitir más de lo solicitado. Veamos un pequeño repaso de los procesos referentes al alcance:
Los requisitos de un proyecto incluyen condiciones o capacidades que el proyecto debe cumplir o que deben estar presentes en el producto, servicio o resultado para satisfacer un acuerdo u otra especificación formalmente impuesta. Los requisitos de un proyecto se agrupan en requisitos funcionales y no funcionales:
o Los requisitos funcionales describen el comportamiento del producto. Entre los ejemplos se incluyen procesos, datos e interacciones con el producto.
o Los requisitos no funcionales complementan a los funcionales y describen las condiciones ambientales y las cualidades necesarias para que el producto sea eficaz.
TOOL’s:
Herramientas de Recopilar Requisitos:
- Entrevistas: Se busca obtener información mediante el dialogo generalmente a través de preguntas.
- Grupos Focales: Reunión de Expertos en la materia, se realiza con la guía de un moderador.
- Talleres Facilitados: Sesiones focalizadas que reúnen a los interesados claves en la definición de los requisitos del Producto/servicio. Ejemplo: JAD, QFD, VOC
- Técnicas Grupales de Creatividad
- Tormenta de Ideas: Usada para recopilar múltiples ideas relacionadas
- Técnicas de Grupo Nominal: Tormenta de Ideas +Votación
- Mapa conceptual / Mental: Tormenta de Ideas + esquema único
Herramientas Online para crear Mapa Mental:
- Diagrama de Afinidad: Clasificar las ideas para su revisión
- Análisis de Decisiones con múltiples criterios: provee una matriz de decisiones para proporcionar un enfoque analítico sistemático que establece criterios
5. Técnicas grupales de toma de decisiones: Técnica de evaluación que maneja múltiples alternativas
- Unanimidad: Todos de acuerdo
- Mayoría: 51% de Acuerdo
- Pluralidad: % mayor de votación cuando hay más de dos decisiones por tomar.
- Dictadura: Una persona toma la decisión en nombre del grupo.
6. Cuestionarios y encuestas: Preguntas escritas, ayuda cuando el equipo o los evaluados no se encuentran en la misma ubicación geográfica además permite obtener informes estadísticos.
7.Observaciones: Llamada job shadowing donde un observador externo se encarga de ver a las personas y a los procesos en su ambiente orgánico. Esta técnica puede ser manipulada si es que los observados saben lo que está pasando, pueden alterar sus comportamientos.
8. Prototipos: Se presenta un modelo operativo del producto para obtener retroalimentación rápida.
9. Estudios Comparativos: Se trata de cotejar las prácticas reales o planificadas para los procesos y operaciones con las de aquellas organizaciones “Ideales”. También llamado benchmarking. Las organizaciones a imitar pueden ser externas o internas.
10. Diagrama de Contexto: cotejar las prácticas reales o planificadas, tales como procesos y operaciones, con las de aquellas organizaciones comparables y sus interacciones.
11. Análisis de Documento: Revisión y Evaluación de la documentación existente.
El SBOK nos indica que el alcance de un proyecto es la suma total de todos los incrementos del producto y el trabajo necesario para desarrollar el producto final. SCRUM relaciona estrechamente los conceptos de Calidad que es la capacidad de cumplir con las entregas de los requisitos de calidad del producto/ servicio y satisfacer las necesidades del cliente; y el concepto del alcance.
El alcance y la calidad del proyecto son capturados en el Prioritized Product Backlog y el alcance de cada Sprint está determinado por la depuración de los Prioritized Product Backlog Items (PBIs) más grandes, en un conjunto de pequeños pero detallados User Stories que pueden ser planeados, desarrollados y verificados dentro de un Sprint.
El marco de SCRUM especifica claramente que el alcance de un Sprint no se puede cambiar una vez que comienza el Sprint. Si el cambio requerido es tan importante que los resultados del Sprint no tendrían ningún valor sin él, entonces el Sprint debe ser terminado. Si no, entonces el cambio se incorpora en un Sprint más adelante
!DEFINICIÓN IMPORTANTE:
Control del Alcance:
Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. El beneficio clave de este proceso es que permite mantener la línea base del alcance a lo largo del proyecto.
Corrupción del Alcance de un Proyecto:
- Requerimientos mal definidos: Muchas veces sucede por la aceleración en entregar un proyecto o por la falta de comunicación con todos los interesados.
- Gold Plating: O enchapado en oro del proyecto y ocurre cuando el Project manager solicita al equipo agregar características y funcionalidades innecesarias, por cuenta propia con la idea de añadir un “valor agregado”
- Control de Cambios mal gestionado: Se debe buscar prevenir los cambios innecesarios y si estos sucedieran se deben documentar y/o actualizar todos los documentos implicados.
Como líder de proyecto una de las cosas más difíciles con la que debe lidiar es la corrupción del alcance, ya que en el 90% de los casos el proyecto que se entrega no es literalmente lo que se definió al principio.
Sin embargo si el éxito del producto o servicio requiere la modificación o adecuación del alcance, en ese caso realizar cambios es un proceso valido, sin embargo, los Project Manager’s tenemos siempre en mente que lo que el cliente quiere no siempre es lo que necesita. Por lo que muchas veces las técnicas de recopilación de requisitos se convierten en procesos tediosos y aquí es donde entran a tallar las capacidades técnicas, el conocimiento del negocio y las habilidades interpersonales tanto del Project manager como del equipo, con el fin de entregar valor a la organización mediante proyectos bien definidos, que soporten correctamente el negocio y que se mantengan en producción el tiempo que se necesite.
Por último, una frase con mucha razón:
“Hay tres cosas que la mayoría de los Gerentes de Proyectos saben que ocurrirán con cierta certeza: la muerte, el pago de los impuestos y la corrupción del alcance del proyecto.” (Hardold Kerzner, Project Management Metrics, KPIs, and Dashboards).
The Manager Way 