Hola,

Como primera entrada del 2017 he decido realizar un review del libro Managing Projects de Harvard Business Review y colocar a grandes rasgos datos importantes que les sirvan a uds como jefe de proyectos (O  jefes de su vida).

Acabo de renovar el dominio y hosting de este blog y de verdad tengo muchas ganas de publicar cada semana una entrada de alguna metodología o concepto importante relacionado con el management. Y por cierto les deseo a todos un súper buen 2017!!!

Aquí la primera entrada del 2017:
En lineas generales el libro inicia explicando que un proyecto se puede desmenuzar en cuatro fases: planificación, construcción, implementación y cierre.
Además te indica nuevamente la diferencia principal entre un proyecto y un proceso, lo qué puede parecer muy simple y sin embargo todo estudiante del PMBOK debe iniciar diferenciando estos conceptos, los cuales te servirán para resolver algunas preguntas del examen de certificación, un proyecto tiene un principio, un intermedio y un fin, y tienen un tiempo determinado de duración lo que  los diferencia básicamente de los procesos.

• ¿Qué necesita un proyecto?

Alguien a cargo:
Un jefe de proyectos que en el mejor escenario vea el proyecto de inicio a fin.

El Jefe de proyectos crea el plan de gestión,  gestiona a los recursos, crea el  cronograma, controla el presupuesto y resuelve problemas, entre otras habilidades.

La gestión de proyectos incluye habilidades organizacionales, habilidades financieras y habilidades blandas.

• Fases de un Proyecto:

1. Planificación: definición del problema e identificación de los stakeholders. Identificar los objetivos y qué se necesitará para alcanzarlos.
2. Construcción: organizar al equipo del proyecto, planificar las tareas individuales, desarrollar el cronograma y el presupuesto y realizar la reunión de kickoff.
3. Implementación: reuniones regulares, controlar el cronograma y el presupuesto y preparación de reportes regulares.
4. Cierre: Entregar el proyecto ya sea producto o servicio, evaluar al equipo y documentar las lecciones aprendidas y preparar el reporte final.

• Problemas principales del Jefe de Proyectos:

I.- Scope creep o alcance continuo:

• Aumentar el alcance repercute también en un aumento del presupuesto y tiempo.
• El jefe de proyectos debe tratar de mantenerse en el alcance original o de lo contrario solicitar el aumento del presupuesto o del cronograma.

II.- Retrasos:

• Reconocer los problemas y conversarlo con los miembros del equipo con la finalidad de encontrar mejoras.
• Revisar el cronograma
• Determinar si se pueden obviar ciertos elementos o funcionalidades
• Desplegar mas recursos
• Renegociar con los interesados

III.- Excederse del presupuesto, formas de afrontarlo:

• Identificar formas de reducción
• Identificar formas de ahorro en cualquier parte del presupuesto
• Informar a los stakeholders con el fin de encontrar soluciones como aumentar el presupuesto para poder aumentar recursos.

IV.- Problemas en el Equipo de trabajo:

• Este problema es uno de los más difíciles de manejar por los líderes de proyectos y obviamente no se debe manejar la situación negándola, ignorándola o evitándola.
• Se debe tratar de controlar los problemas del equipo antes de que se vuelvan muy grandes con una actitud decisiva y rápida. Se deben contrarrestar los pequeños signos de problemas o incomodidades con una comunicación constante y empatía con el equipo.

Este libro es muy recomendable como lectura de bolsillo o lectura rápida ya que permite “refrescar” nuestros conocimientos sin necesidad de revisar todo el PMBOK. Tiene los conceptos claros y concisos para poder regresar al camino de la fuerza. 💪💪💪💪

Nos vemos la próxima semana.