Introducción a la Gestión de Proyectos – II

Como continuación del post anterior y para complementar las nociones básicas necesarias para fundamentar el pensamiento gestor, voy a tratar dos temas importantes: La PMO y los tipos de Estructuras de la Organización.

1.- La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

La PMO es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. (PMBOK).PMO
La oficina de Dirección de proyectos la podemos entender como una estructura que se encarga de reunir todo el conocimiento de los proyectos de la organización, cuyo principal beneficio es compartir recursos e información. Aquí además podemos encontrar diferentes roles de acuerdo a cada organización: Project Managers, Program Managers, Portfolio Managers, Analista de Proyectos, Analista de Calidad del Proyecto etc… Además de esto una PMO puede ser una oficina física situada en una empresa o puede ser una oficina virtual que comprenda recursos de oficinas de diferentes partes del mundo.
Actualmente hay empresas cuyo giro de negocio se centra en implementar Oficinas de Dirección de Proyectos a demanda de cualquier empresa que lo necesite con el fin de obtener beneficios, minimizando costos y riesgos.
Tipos de PMO’s
Directiva: Estas oficinas ejercen control total ,son los únicos capaces de tomar decisiones que afecten al proyecto, tienen control de los recursos y del presupuesto.
De control: Estas oficinas brindan soporte a los proyectos y exigen cumplimiento de los estándares acordados por la PMO.
De apoyo: Estas oficinas únicamente se desempeñan como un ente consultivo que además se encarga de suministrar plantillas, capacitación y sobre todo lecciones aprendidas. Esta PMO sirve como un repositorio de información, no tiene autoridad para tomar decisiones estratégicas ni controla los recursos o presupuesto del proyecto.

2.- Estructuras de la Organización:

Una estructura organizacional es un factor de la empresa lo que quiere decir que puede influir en el resultado del proyecto.

Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas. (PMBOK).
Una de las principales formas de influencia tiene que ver con la forma en la que está organizada una compañía. La estructura una organización indicará adónde va el director del proyecto para buscar ayuda con los recursos, la forma en que se manejarán las comunicaciones, entre muchos otros aspectos de la dirección de proyectos. (Rita Mulcahy).
Warning! Es muy importante entender y profundizar este tema debido al contexto de las preguntas que contiene el examen de certificación, ya que depende del tipo de estructura de la organización el Project Manager podrá tomar ciertas decisiones o no.
Tipos de Estructuras de la Organización:
1.- Organización Funcional: Esta organización se divide en áreas (Finanzas, contabilidad, recursos humanos, etc…) Si aparece este concepto en el examen debemos pensar que el proyecto se llevará a cabo en una de estas áreas en concreto. Aquí cada empleado tiene un superior claramente definido y la máxima autoridad recae en el Gerente Funcional, el cual tiene total poder de decisión y control sobre el presupuesto.
El Director de proyecto se convierte en un expedidor o en un coordinador quien está dedicado parcialmente al proyecto, al igual que el equipo.
  • Expedidor del proyecto: Asistente personal y coordinador de las comunicaciones. No tiene poder de decisión.
  • Coordinador del Proyecto: Similar al expedidor, sin embargo puede tomar algunas decisiones, tiene cierta autoridad, y reporta a un gerente de alto nivel.
2.- Organización Matricial: Este tipo de organización intenta explotar los puntos fuertes de las organizaciones funcionales y de las orientas a proyectos.
a) Débiles: El poder recae en un Gerente funcional, mientras que el poder del director de proyectos se compara con el de un coordinador o expedidor. El Gerente funcional controla el presupuesto del proyecto y tanto el “director de proyecto” como el equipo tienen una dedicación parcial al proyecto.
b) Equilibradas: El poder es compartido entre el Gerente funcional y el Director de Proyectos. Ambos controlan el presupuesto, el director del proyecto tiene una dedicación completa al mismo pero el equipo mantiene una dedicación parcial al proyecto.
c) Fuertes: La autoridad recae en el Director de proyectos, quien posee control total del presupuesto, y además tanto él como el equipo mantienen una dedicación completa al proyecto.
PMP TIP: Piensa en una organización Matricial como una estructura que tiene dos jefes, un director de proyecto y un gerente funcional. Toma en cuenta esto ya que duplica el número de canales de comunicación x2.
3.- Organización orientada a Proyectos: En este tipo de estructura toda la empresa se encuentra organizada por proyectos y el director del proyecto tiene control total sobre el mismo. Si aparece este concepto en el examen debemos pensar en el concepto “Sin hogar” ya que el personal trabaja en el proyecto hasta su culminación y luego pasan a otro proyecto y así sucesivamente.
El director de Proyectos controla totalmente el presupuesto, además está dedicado completamente al proyecto al igual que el equipo.
PMP TIP: Si la pregunta del examen no te dice que tipo de organización se trata, debes asumir que se trata de una de tipo Matricial.
Ventajas y Desventajas:
Tabla1
Tabla 1: Ventajas y Desventajas de los Tipos de Estructuras de Organización. (Inspirado en el libro de Rita Mulcahy)
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2 respuestas a “Introducción a la Gestión de Proyectos – II

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