Introducción a la Gestión de Proyectos – I

¿Dónde empieza el pensamiento gestor?

Back to the basics

Las definiciones que brindo a continuación no vienen en forma de preguntas exactas en el examen, sin embargo el entendimiento de estos conceptos te permitirá desarrollar el criterio PMBOK. Diferenciar correctamente entre lo que es un proyecto y lo que son las actividades operacionales te puede salvar en alguna pregunta debido al contexto en que te sitúa la misma.

En mi experiencia en el examen sí me tocaron preguntas para definir lo que es un proyecto, un programa y un portafolio, sobre todo orientadas a los roles de: Director de Proyecto, Director del Programa y Director de Portafolio.

I.- Definición de un proyecto:

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (PMBOK)

 

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Un proyecto tiene un principio y un fin establecidos -no necesariamente de corta duración- y esta temporalidad no se asocia a la duración del producto o del servicio, solamente a la del proyecto.

Un director de Proyecto dirige los esfuerzos para desarrollar el alcance específico del proyecto al que ha sido asignado, con el fin de cumplir con los objetivos del programa o portafolio al que pertenece, y en caso ser único con los objetivos de la Organización.

II.- Proyectos vs Operaciones

Las operaciones son aquellas que se realizan de forma constante para soportar al negocio y/o a los sistemas de la organización.  Las operaciones pueden ser confundidas con el trabajo del proyecto, sin embargo este último culmina cuando finaliza el proyecto. Comprender estas definiciones es muy importante ya que puedes confundirte e intentar dirigir un trabajo de soporte u operaciones como un proyecto.

Es importante entender que ambos conceptos están estrechamente relacionados, ya que cuando finaliza un proyecto el resultado -producto o servicio- se entrega al área de operaciones.

Mientras que el producto completo de un proyecto podría generar un cambio en las operaciones, la necesidad de cambiar o mejorar el trabajo operativo podría dar lugar a la iniciación de un proyecto.(Rita Mulcahy).

III.- Portafolios, Programas y Proyectos

Al iniciar esta entrada vimos la definición de un proyecto, ahora vamos a definir Portafolio y Programa,

a) Un Portafolio se refiere a un conjunto de proyectos, programas, subconjuntos de portafolios y operaciones, los cuales se agrupan de acuerdo a los objetivos deseados con el fin de compartir recursos, estándares y buenas prácticas, y minimizar los riesgos.

El Director del Portafolio se encarga de seleccionar y priorizar los programas y proyectos para lograr cumplir con los objetivos de la organización.

b) Un Programa comprende subprogramas, proyectos o cualquier otro trabajo que al ser gestionados en conjunto brindan valor al portafolio. Un programa se centra en las interdependencias de los proyectos, las cuales pueden ayudar a mejorar la dirección del programa y permitir un ahorro en los costes.

El Director de Programas coordina la dirección de proyectos relacionados entre sí con el fin de adquirir el máximo de beneficios y disminuir los riesgos.

Es importante entender que la unión de proyectos en programas, y de programas o proyectos en portafolios, debe estar soportando en el hecho de que su unión ayuda a lograr un objetivo estratégico en común.

SegundaImagen

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